Forventningsafstem i styregruppen, som en del af det at lave ‘ramme og retning’ på BLUProcessen.

Styregruppens første opgave er at forventningsafstemme BLUProcessen. Vi foreslår, at I på et af Jeres første møder sætter de nedenstående punkter på dagsordenen.

En forventningsafstemning er gruppens aftalegrundlag. Måske føler vi ikke, at det er vigtigt, og vil bare igang, men I vil opdage, at det er utrolig vigtigt at få disse aftaler lavet, inden I kommer for langt hen i forløbet.

Det er en fordel hvis en eller to i gruppen har forberedt punktet, så der er noget konkret at snakke ud fra.

Vi foreslår, at I inddeler forventningsafstemningen efter disse fire områder:

  1. Formål
    • Hvorfor er der behov for en BLUP lige nu i Jeres lokalsamfund? Hvad kan BLUProcessen bidrage med?
  2. Tidshorisont
    • Hvor langt ud i fremtiden vil I gerne have at BLUPlanen rækker? 2-5-10-25 år?
  3. BLUP output
    • Hvad står I med sidst på året? Hvordan ser I for Jer en BLUPlan? I hvilken form skal den udfærdiges? Hvad er der sat igang?
  4. Forretningsordenen
    • Hvordan skal møderne afvikles og ledes? Hvem indkalder? Skal de være fysiske eller online? Hvor skal de afholdes? Hvordan kommunikerer I internt i gruppen, med borgerpanelet og med lokalsamfundet?

VIDEOER: På denne side (ude til højre) finder I 3 små videoer, som udfolder emnerne – og har til formål at inspirere jer til arbejdet.

(1) Formål

Vi glemmer som regel at snakke formål. Ikke fordi det ikke er vigtigt, men fordi det er abstrakt. Formålet besvarer de vigtige spørgsmål: “Hvorfor en BLUP?” – “Hvordan mobiliserer vi lokalsamfundet?” – “Hvorfor skulle jeg…..?”

I bund og grund er formålet det, der driver og motivere os. Uden motivation vil vi hurtigt tabe lysten til projektet. I det følgende har vi taget udgangspunkt i en undersøgelse af frivilliges personlige motivationsfaktorer og transformeret den over i motivationsfaktorer for dels gruppen og lokalsamfundet.

  • Vi foreslår, at I tager en snak i gruppen om, hvad Jeres personlige formål er, hvad I som gruppe kunne motiveres af – og hvad formålet skal være for lokalsamfundet. Brug den uddybende video som struktur eller inspiration.

 

(2) Tidshorisonter

Der er tre tidshorisonter, I skal forholde Jer til:

  1. BLUP’ns
  2. Gruppens og
  3. Lokalsamfundets
  • Ad 1: Milepælsplanen for BLUP’n
    • En milepælsplan kaldes også en projektplan eller et GANT kort. Det er en oversigt over forløbet, i dette tilfælde frem til december 2021, hvis ikke det forlænges p.gr.a corona. Fordelen med at snakke en milepælsplan igennem er, at I som gruppe begynder at orientere Jer imod de samme deadlines.
    • VI FORESLÅR en helt simpel plan, der viser milepæle i en tabel med tiden ‘ud af’ og faserne ‘ned af’ – se videoen om tidshorisont her på siden til inspiration. Specifikt får I lagt en dato fast for det store Fremtidsværksted (workshop for hele lokalsamfundet).
  • Ad 2: Gruppens tidshorisont
    • Hvor lang tid skal I som gruppe eksisterer?
    • Som gruppe er I jo etableret kun med BLUP som formål. Vi lægger derfor op til, at I allerede i begyndelsen af BLUP’n forestiller Jer, hvad der skal ske med Jer som gruppe, når BLUProcessen er afsluttet og de etablerede arbejdsgrupper fortsætter med realiseringen.
    • Skal I lade Jer opløse? Skal I fortsætte og etablere Jer som en koordinerende BLUP gruppe? Skal I lade opfølgningen, glider over i evt lokalrådet? Hvad skal der ske med borgerpanelet?
    • En BLUP vil bla. arbejde på at samle hele lokalsamfundet omkring en række landsbymål og projekter og dermed også på at organiserer det hele på en dynamisk og udviklende måde. Det er nærliggende at tænke på at udnytte denne nye organisation, så man sikrer at BLUProjekterne realiseres og evt nye kan komme til.
    • VI FORESLÅ at den nye organisation glide over i en eksisterende paraplyorganisation – hvis det er hensigtmæssigt – eller opstår som Fugl Fønix med en ny lokal organisation der har til formål at udvikle lokalsamfundet med afsæt i BLUP.
  • Ad 3: Hvor langt skal vi se ud i fremtiden med BLUP’n?
    • Når I skal til at arbejde med scanningen og scenarierne bliver I nødt til at beslutte Jer for, om det her skal rækker 2 år, 5 år, 10 år eller længere frem. Jo længere vi tænker, jo mere visionære og drømmeagtige kan vi få lov at være. Jo kortere vi tænker frem, jo mere bunden er vi af det, der sker lige idag.
    • Vi foreslår at I arbejder med en vision der rækker frem til 2030.  Det giver sammenhæng med Danmarks klimamål og FN’s Verdensmål. Det er også tilpas langt ude i fremtiden til, at man kan arbejde med visioner, der kommer til at gøre en forskel. Med 2030 som fokus kan vi benytte en fremtidsmodel der kaldes “de tre horisonter” og arbejde med (H1) den umiddelbare fremtid, (H2) en overgangs periode og (H3) en fjernere bæredygtig fremtid.

 

(3) BLUP output

Hvad står I med, når vi er færdige sidst på året?

Efter at I  har forventningsafstemt og har snakket tidshorisonten igennem, er det relevant at aftale, hvad I glæder Jer til at nå frem til ved afslutningen af BLUProcessen. Vi starter på den måde med slutningen.

Afhængig af Jeres ønsker, behov, ressourcer, kompetencer og indsats lægger vi op til følgende outputs af BLUProcessen:

  • En formidlingsrapport, der beskriver drømme scenariet, og hvad I vil sætte igang for at nå dertil. En kort beskrivelse af processen, samt relevant info fra Framing, Scanning og Scenarier.
  • Ny organisering af lokalsamfundet, der med afsæt i en mobilisering af borgerpanel og BLUP arbejdsgrupper kan være med til at skabe en bæredygtig lokal fremtid.
  • Artikler i dagblade og opslag i de lokale medier.
  • Kompetenceniveauet er hævet i lokalsamfundet og i gruppen.
  • Flere frivillige er mobiliseret
  • Nye partnerskaber er opstået lokalt og kommunalt
  • Større fællesskab og fællesfølelse med afsæt i fælles landsbymål
  • Bæredygtige projekter i pipelinen
  • Synliggørelse via deltagelse i den lokal og den national BLUP konference
  • Bæredygtig vision og
  • En 10 års plan der spiller sammen med andre kommunale, nationale og globale 2030 mål
  • Ny grundfortælling der skaber stolthed og positivitet
  • En kommunikationsmodel der er med til at forstærke både den interne og eksterne kommunikation
  • Branding via brug af “Bæredygtigt Lokalsamfund” logoet, som et synligt bevis på deltagelse i en BLUP

 

(4) Forretningsorden

Som det sidste udarbejder I en forretningsordenen, der har fokus på gruppens arbejde. Her aftaler i som gruppe følgende:

  1. Hvordan mødestrukturen skal være,
  2. Hvordan og hvor I kommunikerer og
  3. Hvem der tager sig af hvad?
  • Ad 1: Mødestruktur
    • Hvis I IKKE fra starten aftaler, hvordan møderne skal forløbe, vil I gøre som I plejer. De fleste af Jer vil ikke tænke mere over det. Men noget nyt er undervejs, bla også en fornyelse af vores måde at afholde møder på.
    • I vil bla skulle afholde møder online, hvis ikke I udsætter det hele til en gang i efteråret. At afholde møder online er ikke det samme som fysiske møder, så vær opmærksom på, at det kræver en ny mødeledelse.
    • Vi afholder minikurser i zoom og træner Jer i online mødeledelse, men det er i Jeres gruppe, at I skal aftale hvordan det reelt skal forløbe.
    • VI FORESLÅR at I
      • Afholder møder ca. hver 14. dag, og aftaler hver gang de næste to mødedatoer
      • Roterer mødefacilitator-rollen
      • Har en fast sekretær
      • Møde-facilitator og sekretær udarbejder dagsorden sammen
      • Bruger BLUP sekretariatets Zoom licens til Zoom møderne (det er på vej)
      • Mødet faciliteres som ‘online-runder’
  • Ad 2: Kommunikationsmodellen
    • I får behov for at
      • Kommunikere med hinanden,
      • Med lokalsamfundet,
      • Med borgerpanelet,
      • Med kommunen og
      • Med BLUP sekretariatet.
    • At få bygget en god kommunikationsmodel op fra starten bliver alfa og omega for, om I får effektueret BLUP’n. Vi sætter derfor fokus på, at I får skabt det, vi kan kalde en kommunikationsmodel, der sikre at informationerne når ud til modtagerne, og at I får samlet sammen på alle de input, der dukker op under processen.
    • VI FORESLÅR at I ligenu går så digitalt til værks som muligt, og at alle så vidt muligt får lært de digitale værkstøjer at kende. Følgende bliver I introduceret til under BLUP forløbet:
      • Google drev der bruges til interne dokumenter/referater (I får en skabelon for hver landsby)
      • Messenger eller WhatsApp der kan bruges til korte interne beskeder (det er hurtigt at lære)
      • Den digitale kalender der bruges til mødeindkaldelser (også nemt at få lært)
      • Zoom til onlinemøder (vi afholder løbende kurser om og i Zoom)
      • Facebook opslag til løbende orientering af lokalsamfundet (brug en eksisterende FB gruppe)
      • Mailliste til mobilisering af Borgerpanelet (suppleret evt af ny FB gruppe)
      • Derudover kan I selvfølgelig supplere med de gammelkendte analoge kanaler som opslagstavler, infotavler, nyhedsbreve, lokalaviser, flyers, pressemeddelelser, hjemmesider, plakater, mund-til-mund, megafoner, sladdertanter, skoleintra mm

 

  • Ad 3: Rollefordeling
    • Målet er at få engageret hele gruppen, så arbejdet kommer til at flyde og ingen føler sig overbelastet. Vi har tidligere introduceret Gladwells 3 personlighedstyper, der skal være til stede i et ideelt team.
    • I skal bruge Gladwells model til at blive klog på, hvor I evt har en svaghed mht. fordeling af opgaver imellem Jer. Hvis muligt, kan I trække kompetencer ind fra borgerpanelet til specifikke opgaver, som I ikke selv synes, at I kan klare.
    • Gladwells model siger, at følgende tre personlighedstyper skal være til stede:
      1. Kenderen, der er god til at samle viden og strukturere tingene
      2. Netværkeren, der er god til at kontakte folk
      3. Historiefortælleren, der er god til at sælge budskaberne
    • VI FORESLÅR, at I fordeler følgende opgaver/roller imellem jer:
      • Sekretær(er) der løbende har fokus på at dokumentere, referere og skriftliggøre den viden der indsamles.
      • BLUP koordinator, der står for den overordnede koordinering og kontakt til kommune, BLUP sekretariat og borgerpanel.
      • Mødelederen der facilitere møderne, både online og fysisk. Det kan også være en rolle der går på skift.
      • Zoom kaptain, der har ansvar for at få Zoom møderne teknisk til at fungere.
      • Kommunikationsansvarlig, der har styr på kommunikationskanalerne og sørger for at lokalsamfund, borgerpanel mm orienteres.
      • Researcheren, der er god til at få samlet relevante data til framing, scanning og scenarie faserne.
      • Facilitatoren, der står for ledelse af workshoppene, både de online og de fysiske